Projektmanagement im Marketing: So manage ich mehrere Projekte gleichzeitig hier bekommst du einen Blick hinter die Kulissen. In einer Welt, in der sich Marketingstrategien rasant ändern, Tools fast wöchentlich weiterentwickeln und Zielgruppen sich fragmentieren, reicht es nicht mehr, ein Projekt gut zu managen. Für viele Selbstständige, Agenturen und Marketingverantwortliche in KMU bedeutet der Alltag: mehrere Marken, Kanäle und Zielgruppen gleichzeitig bedienen – mit limitierten Ressourcen.
Wie gelingt es also, mehrere Marketingprojekte parallel zu organisieren, dabei den Überblick zu behalten und strategisch zu arbeiten? In diesem Beitrag zeige ich, wie ich mein eigenes Multimarken-Business strukturiere und welche Tools, Routinen und Denkweisen mich dabei unterstützen. Alles praxisnah, ehrlich und erprobt.
Meine Ausgangslage: 4 Projekte, 1 Kopf, viele Ziele
Wer mehrere Projekte parallel betreibt, weiß: Es braucht mehr als nur Organisationstalent – es braucht Strukturen, Priorisierung und einen klaren Fokus auf Ergebnisse. In meinem Fall bedeutet das, dass ich vier sehr unterschiedliche, aber miteinander verknüpfte Marken gleichzeitig betreue. Jedes dieser Projekte hat seinen eigenen Charakter, seine eigene Zielgruppe und seine eigene Kommunikationsstrategie.
Ich betreibe:
- Montagsbüro Magazin: ein redaktionelles Online-Magazin rund um Digitalisierung und Markenaufbau im Mittelstand
- Marpels Studio: ein Onlineshop für Notion Templates und digitale Business-Tools
- Miss Marpels: mein persönlicher Reise- und Genussblog, mit Fokus auf Cafés, Lifestyle und Storytelling
- SocialMedia-Review.de: mein B2B-Angebot für Social Media Audits, Beratung und strategische Optimierung
Das bedeutet: unterschiedliche Tonalitäten, Contentformate, Kanäle und Zielvorgaben. Mein Ziel ist es, alle Projekte mit klarem Kopf und messbaren Ergebnissen weiterzuentwickeln.
Struktur ist alles: Meine zentrale Steuerzentrale in Notion
Ein zentrales System ist die Grundlage für effektives Projektmanagement – besonders, wenn mehrere Projekte ineinandergreifen und unterschiedliche Anforderungen stellen. Ohne eine Steuerzentrale würden To-Dos untergehen, Fristen verpasst und strategische Ziele aus den Augen verloren werden.
Ich arbeite mit einem eigens entwickelten Business Operating System in Notion, das als digitales Cockpit für alle meine Marken dient. Hier läuft alles zusammen – von Redaktionsplanung bis KPI-Monitoring:
- Content-Planung über alle Marken hinweg
- Redaktionskalender mit thematischen Clustern & SEO-Zielen
- Kampagnenplanung für Produkte, Aktionen oder saisonale Themen
- Monatliche und quartalsweise Zielsetzung mit konkreten KPIs
- Wöchentliche Reviews zur Auswertung und Neuausrichtung
Diese Notion-Datenbank wächst mit meinen Projekten mit. Ich passe sie regelmäßig an, erweitere sie um Templates oder verlinke sie mit Automationen. Damit bleibt mein Projektmanagement flexibel, aber strukturiert.
Wie ich Aufgaben priorisiere: Eisenhower trifft auf Energielevel
Zeitmanagement ist nur eine Seite der Medaille – die andere ist Energiemanagement. Wer mehrere Projekte gleichzeitig führt, muss entscheiden, wann und womit er sich beschäftigt, um maximale Wirkung zu erzielen. Deshalb nutze ich ein hybrides Modell, das strategische Wichtigkeit mit meinem individuellen Energielevel verknüpft.
Eisenhower-Matrix für Klarheit und Fokus
Die klassische Einteilung in „dringend“, „wichtig“, „nicht dringend“ und „nicht wichtig“ hilft mir, schnell Entscheidungen zu treffen:
- Wichtig & dringend: sofort erledigen (z. B. Deadlines für Kundenprojekte)
- Wichtig, aber nicht dringend: strategisch einplanen (z. B. Contentstrategie, SEO)
- Dringend, aber nicht wichtig: delegieren (z. B. technische Kleinigkeiten)
- Nicht wichtig & nicht dringend: streichen oder parken
Energieorientierte Tagesstruktur
Je nach Tagesform plane ich Aufgaben so, dass sie zu meinem mentalen Fokus passen:
- Morgens: Kreative Arbeit, Konzeption, Strategieentwicklung
- Mittags: Kommunikationsaufgaben, Feedbackrunden
- Nachmittags: Routinetasks, Organisation, Admin
So nutze ich mein persönliches Leistungshoch optimal – und bleibe abends nicht mit den wichtigsten Aufgaben zurück.
Tools, die ich täglich nutze – und wie sie zusammenspielen
Tool-Flut oder Tool-Fokus? Für mich ganz klar: Wenige, aber leistungsstarke Tools, die miteinander integriert sind. Jedes Tool hat eine spezifische Aufgabe in meinem Workflow. Die Kunst liegt darin, sie sinnvoll zu kombinieren, nicht möglichst viele zu nutzen.
Hier mein Setup im Überblick:
- Notion: Projektmanagement, Redaktionskalender, Templates
- Toggl Track: Zeittracking und Aufgabenbewertung
- Google Drive: für Content-Dokumente, Checklisten, Ablage
- Canva: Design für Social Media, Präsentationen und Infografiken
- Brevo: Newsletter-Tool mit Segmentierung und Automationen
- Tailwind & Buffer: für Pinterest- und LinkedIn-Planung
Alle Tools greifen ineinander – entweder durch Automationen (z. B. Zapier), oder über klare Schnittstellen in meinem Workflow. Das reduziert Komplexität und schafft Synergien.
Typische Projekt-Szenarien: So sieht mein Alltag aus
Der beste Beweis für funktionierendes Multitasking ist ein realistischer Alltag. Deshalb zeige ich dir hier drei typische Szenarien aus meinem Workflow:
Content-Produktion + Distribution + Analyse
Ich erstelle einen SEO-optimierten Blogbeitrag für Montagsbüro – z. B. zum Thema „Social Media KPIs 2025“. Parallel designe ich passende Pinterest-Grafiken und plane diese ein. Anschließend geht ein Newsletter mit weiterführendem Content raus. In Notion tracke ich KPIs wie:
- Seitenaufrufe
- Click-Through-Rates
- Leads durch eingebettete CTAs
- Reichweite der Pins auf Pinterest
Produktlaunch im Shop + Marketingstrecke auf MissMarpels
Ein neues Notion Template erscheint im Shop. Über MissMarpels erzähle ich eine persönliche Geschichte, die ins Thema einführt. Parallel dazu:
- Aufbau einer Mini-Landingpage
- E-Mail-Serie mit Value-first-Ansatz
- Pin-Kampagne + SEO-Begleitung
- Monitoring der Sales, CTRs und Rankings
Kundenprojekt: Social Media Review
Ein:e Kund:in beauftragt einen Social Media Audit. Ich analysiere:
- Contentqualität
- Postingfrequenz
- KPI-Entwicklung
- visuelle Konsistenz und Zielgruppenansprache
Auf Basis dessen entwickle ich eine Roadmap und bespreche Umsetzungsoptionen. Nach 4–6 Wochen folgt ein Follow-up mit Ergebnisauswertung.
Projektmanagement im Marketing: Diese Prinzipien machen den Unterschied
Es gibt keine Patentlösung für gutes Projektmanagement, aber es gibt erprobte Prinzipien, die flexibel auf alle Projekte angewendet werden können. Besonders im Marketingbereich, wo vieles gleichzeitig läuft, helfen diese Prinzipien, die Übersicht zu behalten und zielführend zu arbeiten.
Planen in Zyklen statt in Ewigkeitslisten
Ich arbeite nach dem Prinzip der rollierenden Planung:
- Quartalsweise: Strategische Ziele, Fokusthemen, Launches
- Monatlich: Redaktionspläne, Sales-Aktionen, Kooperationsprojekte
- Wöchentlich: Aufgaben nach Wichtigkeit und Energielevel priorisieren
So bleibe ich agil, ohne den roten Faden zu verlieren.
80/20-Regel konsequent nutzen
Ich identifiziere regelmäßig, welche 20 % der Aktivitäten 80 % der Ergebnisse bringen. Diese Bereiche werden priorisiert – der Rest kommt auf die Testbank oder wird gestrichen.
Dokumentation schafft Klarheit und Wiederholbarkeit
Jedes größere Projekt dokumentiere ich vollständig:
- Ziele, Timeline, Zuständigkeiten
- Lessons Learned
- Erfolgskennzahlen
- Wiederverwendbare Templates
So entsteht ein unternehmensweites Wissensarchiv, das langfristig Ressourcen spart.
Regelmäßige Reviews sind Pflicht
Ich halte jede Woche einen Rückblick auf:
- Erledigte Aufgaben vs. geplante Aufgaben
- Abweichungen vom Plan
- Learnings
Auf Monatsbasis folgen tiefere Analysen (z. B. KPI-Entwicklung, Conversion Rates, Trafficquellen).
Social Media Review als professionelle Projekt-Analyse
Projektmanagement endet nicht mit der Planung – es lebt von der Analyse und Optimierung. Genau hier setzt mein Angebot Social Media Review an:
- Fundierte Analyse von Social Media Performance
- Optimierungspotenziale in Struktur, Content und Positionierung
- Individuelle Empfehlungen zur digitalen Markenführung
Besonders wenn du mehrere Kanäle bespielst, Zielgruppen differenzierst oder neue Formate testest, hilft ein externer Blick, blinde Flecken zu identifizieren. Alle Details findest du hier: https://socialmedia-review.de/social-media-review/
Fazit: Multitasking braucht Methode, nicht mehr To-Do-Listen
Mehrere Projekte gleichzeitig zu führen ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis strategischer Planung, konsequenter Priorisierung und einer smarten Tool-Landschaft. Mein Workflow zeigt, dass auch Ein-Personen-Unternehmen mit der richtigen Struktur auf hohem professionellem Niveau arbeiten können – ohne sich dabei zu überfordern.
Mit einem klaren Setup, regelmäßigen Reviews, passenden Tools und einer lernenden Haltung bleibt Multitasking im Marketing nicht nur machbar, sondern produktiv. Und wenn du selbst einen strukturierten Blick auf deine Performance brauchst, dann kann eine Social Media Review der perfekte Einstieg sein.
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